HCBS-Archiv - das Dokumenten-Management-System (DMS-System) HCBS Archiv

Unser Dokumentenarchiv

Sicherlich haben Sie in Ihrem Unternehmen ständig Belege, die Sie für die Zukunft
aufbewahren wollen und müssen. Sind Sie es leid, Schränke weise Ordner aufzubewahren?
Auch für dieses Problem haben wir eine Lösung entwickelt, unser HCBS-Archiv.

Setzen Sie unsere Warenwirtschaft ein und haben sich zusätzlich für unser HCBS-Archiv
entschieden, haben Sie ein unschlagbares Softwareduo in Ihrem Unternehmen, denn alle
anfallenden Belegen aus der Warenwirtschaft werden automatisch in dem
Archiv als PDF abgespeichert. Somit haben Sie schon den größten Teil der
anfallenden Belege gesichert und können diese zukünftig einfach und schnell
am Computer suchen und nach Wunsch ausdrucken.

Auch das archivieren von fremden Dokumenten ist kein Problem. Diese können Sie ganz einfach einscannen und anschließend in unserem Archiv abspeichern. Vielleicht senden Ihre Lieferanten Ihnen mittlerweile die Lieferscheine elektronisch per Mail zu, dann haben Sie noch weniger Arbeit, denn dann wird auch dieser Beleg automatisch ins Archiv geschoben.

Ein weiterer großer Vorteil der Anbindung der Warenwirtschaft mit dem Archiv besteht in der Zuordnung bestimmter Belege zu einem Geschäftsvorfall. So wird es Ihnen beim Suchen von Dokumenten später einfacher Fallen, alle Belege zu einem Geschäftsvorfall zu finden. Mit einem Knopfdruck können Sie sich zu einer Rechnung auch die dazugehörigen Bestellungen, Lieferscheine, etc. anzeigen lassen.

Sicherlich ist Ihnen der Begriff „Steuerprüfung“ schon mal über den Weg gelaufen. Vielleicht auch schon in Verbindung mit den Richtlinien „GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Auch davor brauchen Sie sich nicht mehr Fürchten. Unser Archiv ist GDPdU zertifiziert. Sie sind also auf der sicheren Seite, wenn Sie unser Archiv einsetzen.

Wir haben in unserem Archiv eigenes für eine Steuerprüfung einen „Prüferzugang“ eingerichtet. Durch diesen Zugang erhält der Steuerprüfer alle für Ihn relevanten Belege und auch nur diese Belege und keine weiteren.

Wir haben Ihnen hiermit einen kleinen Überblick über die Möglichkeiten unseres Archivs gegeben. Aber das Archiv kann noch mehr. Möchten Sie mehr über das HCBS-Archiv erfahren?

Melden Sie sich gerne bei uns.

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